25 jaar ROC = 25 unieke activiteiten voor 2.500 medewerkers 

Hoe je een jubileumfeest voor duizenden gasten gigantisch gezellig maakt

Een feestje met 2.500 gasten? Daar draait UP Events de hand niet voor om. Onze creatieve breinen gingen juist direct ratelen toen ROC’s Janneke Toet en Eliza van den Anker bij ons aanklopte. Het verzoek: een uniek maar bovenal supergezellig 25-jarig jubileumfeest voor álle medewerkers van het ROC van Amsterdam en Flevoland. UP Events toverde maar liefst 25 bijzondere activiteiten uit de feestmuts. Organisatiestress? Daar hadden Janneke en Eliza geen last van: “Wij zijn enorm ontzorgd.” 

Neem zelf een kijkje op dit UP Event: 

De uitdaging

Docenten, onderwijsassistenten, coördinators, financieel medewerkers, roostermakers: een kleine greep uit de pool van duizenden medewerkers van het ROC van Amsterdam en Flevoland. Voor zo’n gemêleerd en groot gezelschap een topfeest organiseren – waarbij iedereen zich écht goed vermaakt – kan knap lastig zijn. Gelukkig is ons festivalterrein net zo groot en gevarieerd als deze groep, dus was het feestcomité bij ons aan het juiste adres. 

Waarom UP Events?

Een ruig festivalterrein met een no-nonsense sfeer, zo omschrijft Janneke haar eerste indruk. “Heel passend bij de cultuur van onze onderwijsinstelling.” Eliza vult aan: “Het terrein van UP Events in de Tuinen van West inspireerde ons om een bijzonder concept voor het feest te bedenken.” Bovendien bleek de grootte van het terrein heel passend, want op de gastenlijst stonden maar liefst 5.000 mensen. 

Van rode zitzakken tot polaroids met ons logo die uit de photobooth kwamen rollen: het was echt een ROC-event.

Janneke van ROC Amsterdam en Flevoland

De organisatie

Wat ook goed van pas kwam: onze goede relaties met verschillende partners. Denk aan een handige registratietool voor de aanmeldingen of een partij die het hele terrein in huisstijl aankleedde. “Van rode zitzakken tot polaroids met ons logo die uit photobooth kwamen rollen: het was echt een ROC-event,” aldus Janneke. Eliza vult aan: “Op het feest hebben onze eigen studenten via ons ROC-evenementenbureau een mooie bijdrage geleverd aan de hospitality. Fijn dat UP Events daar ruimte voor bood.” 

Doel van het event

Alle collega’s bedanken en hen een onbezorgde, gezellige dag bezorgen. Eliza: “Al snel ontstond het idee om die dag 25 activiteiten te organiseren, zodat iedereen iets kon doen wat zij of hij leuk vond. UP Events zag daar geen enkel probleem in, en dacht creatief mee hoe we dat konden invullen.” Best een beetje spannend om voor zoveel mensen een geslaagd event te organiseren? “UP Events nam ons veel werk uit handen, dat gaf vertrouwen,” deelt Janneke. “Onder hun leiding hebben wij eerst tijdens een workshop met medewerkers ideeën uitgewisseld. Daarin kozen wij 25 activiteiten, die UP Events daarna hebben georganiseerd. Daar hebben wij geen werk aan gehad.”

Op het programma

Met bussen vanuit iedere ROC-locatie werden honderden medewerkers naar de feestlocatie gebracht. Eenmaal aangekomen leidden de parkeerregelaars in goede banen. Het programma bevatte voor ieder wat wils: van sportief bubbel voetbal, boogschieten, lasergamen of een echt Robinson Crusoe-spel tot een feestelijke karaoke caravan en een silent disco. De competitie aangaan in de arcade game hal kon je afwisselen met een creatieve workshop “Boetseer je eigen collega”. Eliza: “UP Events had ook voor ons als organisatiecomité een aantal verrassingen.” Zo brachten een steltenloper en een golfkar met enthousiaste omroepers van “Actie in de taxi” de sfeer er goed in. “Een succes was ook ROC on STAGE in Loods 7, waar collega’s met elkaar zongen en muziek maakten”, vertelt Eliza verder. “Je kon gedurende de dag op tal van gezellige plekjes samenkomen. En toen de avond inzette, gaven haardvuurtjes sfeer aan het terrein.” Op de heerlijke deuntjes van onze DJ werd nog lang gedanst.

Het resultaat

Ongedwongen. Lekker kletsen, lekker eten. Ja, alle 2.500 gasten gingen echt blijer weg dan zij aankwamen – helemaal naar het motto van UP Events. Eliza: “Het was fijn om elkaar weer te ontmoeten na een hele lange tijd thuiswerken. Over dit feest werd nog lang nagepraat.” Een beter resultaat van je feest kun je je niet wensen, toch? 

De reacties

“Geen wanklanken, alleen maar positieve reacties!” aldus Eliza. “Opvallend bleek de kwaliteit van het eten; daar waren mensen erg enthousiast over. Ook de cocktailbar was populair. En de smash ’n roll ice-creams waren eetbare kunstwerkjes.” De begeleiding op de dag zelf krijgt een dikke 10: “Om het uur checkte ons contactpersoon van UP even in, zodat we konden bijsturen waar nodig.” Janneke beaamt: “UP Events is een enthousiaste club waar het heel prettig mee samenwerken is. Niks is teveel en zij hebben ons echt ontzorgd. In relatief korte tijd hebben we dit samen georganiseerd, waarbij tot op de dag zelf flexibel is meegedacht.” 

2.500 gasten genoten ieder op hun eigen manier van een verrassende jubileumdag. Missie geslaagd! Wat mij betreft hét voorbeeld dat je met een groot en gemêleerd gezelschap heel goed een geslaagd feestje kunt bouwen.

Pim van UP Events

Onze service

• Bedrijfsfestival pakket 2
• Alles-in-1 unieke indoor en outdoor festival locatie: plenair en subzalen, inclusief meubilair, professioneel AV en decoratie
• 25 verrassende activiteiten: van een arcade game hal tot een feestelijke karaoke caravan
• Projectmanagement
• Festival Food Market
• Enthousiast horeca- en eventpersoneel
• Entertainment

Krijgt jouw jubileumfeest binnenkort een UPgrade? Boek in één minuut een vrijblijvende kennismaking met Pim.