Online event

Online event organiseren

Een online event organiseren lijkt al weer bijna gewoon geworden. Waarom zou je een belangrijk evenement om collega’s te ontmoeten uitstellen. Omdat grote groepen elkaar tijdelijk niet kunnen ontmoeten? In de huidige tijd zijn er diverse mogelijkheden om in alle omstandigheden een unieke evenementervaring te bieden aan jullie medewerkers. Een online event, interactief, live of een unieke mix! Het kan allemaal.

Zoals jullie van UP Events gewend zijn staan we voor volledige ontzorging van onze klanten en bezoekers. In samenwerking met onze AV partners zijn er diverse totaalarrangementen die ervoor zorgen dat geplande bijeenkomsten plaats kunnen vinden. Zoals online evenementen, online bedrijfsuitjes, online vergaderingen, online congressen en een combinatie hiervan.

Online event/ Virtueel events/ Digitaal event/ Live stream event/ Streaming event / Hybride event

Een online event creëren

Een online interactief event kunnen we op onze locatie organiseren. Hier zorgen voor een kwalitatieve manier om content te delen. We creëren ruimte voor interactie en verbinding. Vanuit de volledig ingerichte studio, verzorgen we een livestream die online bekeken kan worden via een platform. Gasten betrekken we door middel van polls, Q&A’s, en stellingen waarop zij kunnen reageren.

Afhankelijk van de wensen en behoeftes van de klant is er heel veel mogelijk. Bijvoorbeeld online breakout sessies, meerdere sprekers, netwerk en ontmoetingsmogelijkheden. Daarnaast een opname van de bijeenkomst, corona proof evenement, online teambuilding games, een online energizer of zelfs een lunch- of borrelbox. Deze bezorgen we bij de deelnemers thuis. Of wat dacht je van een online afterparty tijdens de borrel.

Laat je personeel, relaties en gasten zien wat jullie in huis hebben. Denk outside de box en verzorg een unieke online event waar nog tijden over nagepraat zal worden!

Livestream van een online event

De opbouw van een Livestream studio start bij €3500,- en bevat onderstaande onderdelen:

• Live studio op het prachtige evenemententerrein van UP Events
• Video, licht en geluidsapparatuur
• Live streaming techniek, op maat gemaakte online omgeving met bedrijfslogo
• Standaard streaming tot 250 personen
• Livestreams via sociale platformen als Facebook en Youtube
• Gratis opname van de livestream
• Een toegewijde eventmanager in de oriënterende fase
• 2 technici tijdens het live event

Online teambuilding games

Sluit je online event af met een ludieke game. Onze hilarische online teambuilding games kun je op afstand samen met elkaar spelen. In de games staan verbinding en samenwerken centraal. Ideaal in tijden van digitale communicatie, voor zowel particulieren als bedrijven. Ontstaan uit liefde voor teambuilding activiteiten, in een tijd waarin we niet bij elkaar mogen zijn. Hiermee motiveer je je collega’s, houd je de energie in je team en breng je mensen dichter bij elkaar!

Add ons / UP grades

F&B Boxen voor thuis

Bij jullie online event hoort uiteraard ook een hapje en drankje. Zo begin je de dag goed en zorgen we ervoor dat je vol energie de dag doorkomt.

We bieden diverse boxen die we thuis kunnen bezorgen. Met unieke producten die goed houdbaar zijn of een op maat gemaakte box met verse broodjes, salades en sappen!

Online event of hybride event

Een hybride event is een combinatie van een fysiek en online event. Denk hierbij aan een livestream vanaf locatie met interactie zoals eerder benoemd. Jullie kunnen bijvoorbeeld kiezen om een gedeelte van de deelnemers fysiek samen te brengen en een ander gedeelte virtueel toe te voegen. Zo hoeven niet alle deelnemers af te reizen naar de evenementen locatie en kunnen toch aanwezig zijn. Daarnaast is dit kostenbesparend en zeer efficiënt. Verhoog de opkomst waardoor de impact en het effect van het evenement vergroot worden. Daarnaast kunnen jullie de opgenomen inhoud en content van het evenement herbruiken.
Ook in tijden van social distancing kan een hybride evenement de oplossingen bieden. Omdat het lastiger is grotere groepen samen te brengen, kan je ervoor kiezen om een event online en offline plaats te laten vinden. Of zelfs over meerdere dagen te verdelen.

Hoe ziet een online event er uit

De jaarlijkse medewerkersbijeenkomst van 500 personen staat door de 1,5 meter economie op losse schroeven. Waar voorgaande edities alle deelnemers samen kwamen op een eventlocatie, moet nu gekeken worden naar andere oplossingen. Uitstellen is geen optie. Zeker nu is het van belang medewerkers samen te laten komen. Om ze zo op memorabele manier te activeren, informeren, enthousiasmeren, verbinden en de relationele banden sterk te houden.

Maak samen met UP Events een plan om jullie bijeenkomst toch door te laten gaan. Bijvoorbeeld als online event of hybride event. Op de ruim opgezette event locatie in A’dam kunnen we een livestream inrichten. Daar wordt een groot deel van de genodigden live samen gebracht. We informeren alle gasten via een vooraf uitgestuurde uitnodiging over onder andere parkeren, registratie, routing, catering en hygiëne. Daarnaast hoe er rekening gehouden word met het houden van voldoende tussenruimte.

Via ons online platform druppelen de overige genodigden binnen. De ‘thuisblijvers’ hebben net een heerlijke en gezonde snack en lunchbox ontvangen, zo komen zij hun online event ook goed door.

Achter de schermen worden de sprekers voorzien van microfoon om hun plenaire sessies te kunnen hosten. Ze nemen plaats op de bank in de livestream studio. Via de chat komen vragen binnen en worden er polls/stemmingen gehouden. Onze eventmanager houdt de tijd en planning in de gaten en zorgt dat er tijd wordt ingelast voor een koffie break, toiletbezoek en lunch.

Na de lunch staat de hit van dit moment gepland ‘’de online teambuilding game’’. Deze hilarische online teambuilding game kun je op afstand samen met elkaar spelen en is een spel waarbij verbinding en samenwerken centraal staan.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op en we bekijken graag wat voor jullie doel de beste oplossing is.

Voordelen van hybride events

• Duurzaam (CO2 reductie, minder afval, voedselverspilling, goodiebags, unieke ervaring)
• Het is laagdrempelig, dus zie je vaak een hogere opkomst en dus groter bereik en effect
• Efficiëntie (minder tijd kwijt aan reizen bij een deels online event)
• Opname van de content en inhoud is opnieuw te gebruiken.
• Innovatief en creatief vermogen laten zien aan gasten
• Interactie, polls en dus meer data en feedback!

Een ervaring waar nog jaren over wordt nagepraat (online en offline)

Samen met onze AV partner en platform Eventro (Eventfabriek) kunnen we een op maat gemaakte digitale omgeving creëren voor jullie gasten en collega’s. Zo bieden we een oplossing voor online events met meer dan 50 personen voor seminars, congressen, live studio events, plenaire sessies en brainstorm sessies. De live-studio is op onze schitterende evenementen locatie in Amsterdam. Alle faciliteiten zijn aanwezig zoals video, audio, licht, livestreaming techniek en een digitale omgeving voor gasten.

Bijbehorende mogelijkheden: break-out sessies, networking opties en zelfs een online teambuilding game: ‘’Project arrow’’.