Flexibel bedrijfsevenementen organiseren

De flexibiliteit en slagvaardigheid van UP Events

Vervolginterview van Events.nl

14 september 2020
Interview met UP Events medewerker Pim ten Broeke

In februari 2020 was Mahlee Plekker, redacteur van vakmedium High Profile Events.nl, bij ons op bezoek. Toen was er nog niets aan de hand. Een weelderige zomer lag in het verschiet. Maar 2020 liep anders… Hoe doorstaat UP Events de Coronacrisis tot nu toe?

 

Hoe gaat het nu met jullie?
“Het gaat ok. Het was een heftige tijd, zeg.  Maar inmiddels zitten we alweer boordevol energie.”

Wat hebben jullie gedaan tijdens de lockdown?
We zijn begonnen met het terrein upgraden. Alle kantoormedewerkers werkten vanuit huis natuurlijk. Maar met een maximum aantal mensen op de vloer zijn we aan het werk gebleven met allerlei klussen. Er waren uiteraard geen gasten. Dan kun je ongestoord van alles bouwen en uitproberen. Zo hebben we een nieuwe BBQ Bar gebouwd, waar we nu inmiddels ook onze eigen keuken in hebben. Ook hebben we het Archery Tag veld vernieuwd, veel houtwerk opnieuw geverfd, de loodsen een upgrade gegeven en nog talloze andere klussen gedaan. Natuurlijk hielden we hiermee zoveel mogelijk mensen aan het werk. Maar waar normaal gesproken alle aandacht bij onze klanten ligt, lag deze nu even helemaal op verbeteringen en veranderingen doorvoeren op het terrein. Zo houden we onze activiteiten ook voor oud-bezoekers interessant.”

“Met kantoormedewerkers hebben we vooral nagedacht over wat we allemaal konden doen om UP Events hier doorheen te trekken. In plaats van een BHAG gingen we aan de slag met ons Weekly Audacious Goals. Dat leverde veel ideeën op. Niet elk idee bleek meteen uitvoerbaar uiteraard, maar veel ook wel. Onze online teambuilding game Project Arrow bijvoorbeeld. Een zinderend succes waar we nu al de komende winter volop opdrachten voor hebben staan. Daar zijn nog 3 online games naast gekomen, dus we hebben binnen no-time ons aanbod aan kunnen passen aan deze plotselinge verandering in de markt.”

Zijn jullie daarna dan weer rustig opgestart?
“Nee, totaal niet. Volledig knallen. Vanaf het Meikamp voor kids tot en met 1 juni waarop de terrassen open gingen. Hiermee konden we onze salespijlers richten op andere doelgroepen. Of misschien wel: meer specifieke klantsegmenten. Zo is UP west Amsterdam gelanceerd, vlak voor 1 juni. Compleet met menu van eigengemaakte burgers en een nieuwe bestelprocedure. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan de communicatie van ons Zomerkamp voor kinderen van 8-13 jaar. Deze aanmeldingen gingen werkelijk door het dak; maar liefst 2,5 x meer boekingen dan vorig jaar. Dat is 160% groei (t.o.v. 70% groei in 2019).”

“Ondertussen liep Project Arrow super goed en begonnen bedrijven het weer aan te durven om een sportieve activiteit buiten bij ons te komen doen. We hebben sportclubs benaderd om bij ons een clubdag te organiseren. En hebben goed concept staan voor het organiseren van online of hybride events. Zo kunnen we een complete studio voor inrichten met livestream. Bij de thuis-deelnemers kunnen we vervolgens de lunch laten bezorgen.”

“Je moet ook gewoon íets gaan doen, om het hoofd boven water te kunnen houden. Stil zitten en je zorgen maken, is voor ons gewoon geen optie. Met dit type evenementen en activiteiten blijven we dicht bij onszelf en onze kwaliteit.”

Is UP dan redelijk ongeschonden uit de strijd gekomen?
“Nee, zeker niet. Helaas hebben we van een deel van de collega’s afscheid moeten nemen. Een hele verdrietige beslissing. Maar iets anders is gewoon niet mogelijk. Vreselijk. Het bedrijf moet de winter overleven en volgend jaar weer opnieuw gaan bouwen. Dat lukt vast, want de “can do” mentaliteit zit hier ingebakken. We bereiden ons alleen wel voor op een lastige winter qua bezetting. We móeten wel. Onze medewerkers zijn erg betrokken bij het bedrijf en we hebben het samen zo ingericht, dat we niet hoeven in te leveren op kwaliteit.” 

Samenvattend, wat heb je geleerd over jezelf en het bedrijf?
“Dat UP Events heel flexibel is. Omdat we binnen 2 weken een nieuw concept als UP west kunnen neerzetten. Op een gegeven moment werd voor veel scholen en verenigingen het introductieprogramma afgelast. Toen hebben wij oplossingen bedacht hoe dit wél kon plaatsvinden. Hierdoor hebben we alsnog het terrein vol kunnen krijgen op meerdere dagen, met in acht neming van alle Corona regels. Fantastisch om mee te maken. Dan lijkt het soms alsof er niets gebeurd is.”

“Omdat niemand kan voorspellen hoe het in november – januari gaat zijn, moeten we daarnaast lean & mean blijven. We hebben wederom kunnen laten zien dat we extreem slagvaardig zijn. Moet er een online game komen? Dan gaan we dat nú maken. Willen we een andere doelgroep benaderen? Dan gaat de volgende dag nog een mailing eruit. Altijd met oog voor detail, zodat dit altijd van hoge kwaliteit is.”

“En tot slot; dat we nog steeds op de juiste weg zijn. Als jonge scale-up staan we tussen de grote jongens en tellen we mee. We hebben een sterke groeistrategie. En die gaat ons straks helpen weer terug te komen op het niveau van begin dit jaar. Let maar UP 😉.”